Een kijkje in het werk van Administratief Medewerker Facturatie Sandra de Vries

Sandra de Vries vervult alweer bijna vijf jaar de rol van Administratief Medewerker Facturatie bij De Lange Speciaal Transport. Ze vertelt over haar werk, de taken die ze uitvoert en wat haar werk zo prettig maakt.

Meet Sandra

Sandra de Vries (57) woont al zo’n 54 jaar met veel plezier in Hendrik-Ido-Ambacht samen met haar partner en twee katten. Ze geniet ervan om thuis te zijn, waar ze graag in de tuin bezig is of lekker buiten zit. Daarnaast vindt ze het heerlijk om met haar man, dochter en vriendinnen naar theater, concerten en musea te gaan, samen te lunchen of gezellig te wandelen.

Na zestien jaar als secretarieel administratief medewerker op diverse afdelingen van de Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht te hebben gewerkt, maakte Sandra de overstap naar De Lange Speciaal Transport. In september 2018 begon ze haar nieuwe avontuur bij dit bedrijf, waar ze nu drie dagen per week haar financieel administratieve taken uitvoert. Op de dagen dat ze niet aanwezig is, neemt haar collega op kantoor gedeeltelijk haar werkzaamheden over.

Het werk

Maar hoe ziet het werk als Administratief medewerker Facturatie er precies uit? Sandra voert verschillende werkzaamheden uit, waaronder het bijhouden van de rittendossiers. “Voor elke rit wordt een geschreven dossier opgesteld, en zodra een rit gereden is, wordt het dossier bij mij neergelegd. Ik houd al deze dossiers bij en voeg de vrachtbrieven toe die de chauffeurs inleveren wanneer ze op de zaak zijn. Tegenwoordig maken de chauffeurs ook een foto van de vrachtbrief, dus daar maak ik gebruik van als ze lang onderweg zijn, zodat ik verder kan met de afhandeling van de dossiers.”

Verder controleert Sandra alle facturen van bijvoorbeeld vergunningen, begeleidingen, ferry’s, uitbestede ritten en dergelijke, en gaat ze na of alle (extra) kosten op het dossier vermeld staan. “Omdat de facturatie van de De Lange Speciaal Transport dossiers wordt gedaan door de facturatieafdeling op het hoofdkantoor van Capelle in Frankrijk, mail ik alle dossiers die compleet zijn naar mijn collega in Frankrijk, zodat zij de factuur kan opmaken en mailen naar de klant. Daarna boek ik deze facturen in ons boekhoudprogramma King in. Daarnaast houd ik ook de invoice mail van De Lange Transport bij, print de facturen uit en verwerk deze.” Bovendien voert Sandra ook nog een aantal administratieve zaken voor de vestiging Capelle Polen uit, zoals het bijhouden van de Excel-lijst met alle gereden ritten en het verwerken en inboeken van ontvangen facturen.

Korte lijntjes

Qua administratie en automatiseren is Sandra nog wel afhankelijk van het kantoor in Frankrijk. “Als mijn collega in Frankrijk, die verantwoordelijk is voor de facturatie, er niet is, kan dit soms voor vertraging van mijn werk zorgen.” Gelukkig zitten er ook genoeg voordelen aan het werk bij De Lange. “Ik waardeer de flexibiliteit in werktijden die ze me bieden. Het mooiste aan mijn werk binnen dit bedrijf vind ik toch wel dat we in een klein team werken met een ongedwongen sfeer, waardoor de lijntjes kort zijn.”